Gestão de Negócios

4 passos para um fechamento de caixa eficiente!

Erros e falhas são questões que acontecem e que podem ser facilmente detectáveis com um correto fechamento de caixa.

Urba
Postado em 22/04/2021 - Atualizado em 30 de novembro de 2021

Erros e falhas são questões que acontecem e que podem ser facilmente detectáveis com um correto fechamento de caixa. A prática, embora não seja muito complicada, é capaz de trazer uma série de benefícios às empresas, garantindo a boa saúde financeira.

Se você quer evitar prejuízos no seu negócio, siga conosco e veja 4 passos simples que separamos para você realizar o fechamento de caixa de maneira precisa!

Como é realizado o fechamento de caixa?

Agora que você já viu como essa prática é capaz de beneficiar a sua empresa, que tal vermos em detalhes o passo a passo da operação?

Passo 1: Abertura do caixa

A abertura do caixa é o momento em que o operador inicia as suas atividades, sem que haja valores relativos a nenhuma venda realizada no dia, apenas um valor inicial de reserva, chamado de fundo de troco.

Esse valor, como o nome indica, é usado para dar troco aos clientes e pagar pequenas despesas necessárias ao longo do expediente.

No momento de abertura do caixa, registre o saldo inicial. Caso esse valor já venha lançado automaticamente no sistema, verifique se o saldo corresponde ao que realmente está presente no caixa.

Passo 2: Entradas e saídas

Ao longo do dia, todas as movimentações devem ser devidamente registradas e é fundamental que esses passos sejam feitos com atenção para que as informações financeiras estejam corretas no fim do dia.

Esse registro pode ser feito manualmente ou em um sistema de gestão – e a atenção principal deve ser às movimentações feitas em dinheiro, pois você não poderá conferir depois os valores das transações, como acontece com as vendas nos cartões de crédito ou de débito.

As entradas dizem respeito a todas as vendas realizadas no dia, e as despesas relacionam-se a tudo o que a empresa pagou.

Se houver a necessidade de realizar um reforço no caixa, não deixe de anotar essa movimentação ou lançá-la no sistema. Outro ponto crucial é reunir os comprovantes de todas as operações, pois eles serão essenciais para o fechamento do caixa. Uma dica é separá-los por categoria, facilitando no fim do dia.

É nessa etapa que, geralmente, acontece a sangria de caixa que, como explicamos, também precisa ser registrada.

Passo 3: Conferência dos valores

É quando o operador de caixa soma os valores de acordo com o tipo de movimentação e também conta a quantidade de comprovantes de compras a prazo. Por exemplo: dinheiro (notas e moedas), cheques (à vista e pré-datados), comprovantes das vendas no cartão (débito e crédito), tickets e outras formas de pagamento.

O operador também deverá somar os pagamentos que foram realizados, como os vales para empregados, materiais de escritório e outras despesas.

É nesse momento que as divergências aparecem, que podem ser causadas por vários motivos, como troco incorreto, lançamento errôneo (ou ausência de lançamento), sangria não registrada, troca de produtos sem dar a devida baixa etc.

Por isso é tão importante sempre registrar e anotar todas as movimentações do caixa. Quanto mais detalhado for esse registro, mais fácil será o seu fechamento. Por exemplo, incluindo informações como: número da venda, código do produto e referência, tipo de pagamento, valor da venda, quantia incluída como reforço, quantia devolvida e quantia retirada.

Se surgirem divergências, elas também devem ser anotadas, ajudando o gestor a compreender se elas aconteceram de forma esporádica ou são frequentes, a quantia média perdida e outros dados. A diferença entre o saldo e os registros precisa ser lançada em um relatório para posterior acompanhamento.

Passo 4: Fechamento do caixa

O fechamento do caixa, geralmente, deve ser realizado ao final do expediente ou na troca de operador, reduzindo as chances de esquecimento do que foi realizado.

A etapa consiste, basicamente, em somar todas as entradas e subtrair desse valor todas as saídas. O saldo encontrado deve ser exatamente igual ao de quando o caixa foi aberto.

Depois de fechar o caixa, a tesouraria deve conferir, aleatoriamente, os valores de fundo de troco, e a auditoria deve realizar a conferência do caixa ao longo da semana. Não se esqueça, após fechar o caixa, de anotar o saldo para o dia seguinte.

O que é o fechamento de caixa?

pessoa com lápis e caderno na mão, ao lado de uma calculadora, fazendo o fechamento de caixa

O fechamento de caixa nada mais é do que o processo de conferência das entradas e saídas de recursos em um período, geralmente o dia de trabalho, verificando a correção do saldo resultante.

Na maioria dos negócios, essa é uma tarefa administrativa feita todos os dias, com o gestor conferindo se os valores disponíveis no caixa estão de acordo com as vendas e as despesas do dia.

As empresas que não têm uma movimentação tão intensa de dinheiro podem realizar o fechamento de caixa de forma mais espaçada. 

Independentemente da frequência adotada, contudo, a dica é realizar também um fechamento mensal do caixa – assim você evita descobrir divergências de valores ocorridas há muito tempo, o que torna mais difícil identificar a causa e reparar o prejuízo.

Fechamento de caixa x Fundo de caixa x Sangria de caixa

É importante não confundir fechamento de caixa com fundo de caixa e sangria de caixa. O fundo de caixa é um valor guardado para ser usado posteriormente pela empresa, tanto em projetos maiores, como para despesas corriqueiras.

Já a sangria de caixa é uma retirada de dinheiro que não foi programada e que pode ser realizada várias vezes ao longo do dia. Embora não seja programada, ela também precisa ser contabilizada no fechamento de caixa, pois, se não houver acompanhamento da sangria, há o risco de as contas não baterem.

Qual a importância de realizar o fechamento de caixa?

O fechamento de caixa é um processo estratégico para qualquer negócio, independentemente do porte. Quando você realiza o fechamento e a conciliação bancária, por exemplo, consegue analisar de maneira mais detalhada a vida financeira sua empresa, compreendendo minuciosamente as movimentações financeiras da companhia.

Algumas das vantagens do fechamento de caixa bem feito são:

  • garantir um controle rigoroso de todas as entradas e saídas (pagamentos e sangrias);
  • evitar retiradas não programadas ou não registradas do caixa da empresa (principalmente para pagamentos de despesas pessoais);
  • identificar erros de cobranças equivocadas, falha no troco ou no preço dos produtos;
  • ajudar na compreensão sobre as principais formas de pagamento usadas pelos seus clientes, auxiliando a empresa a se programar melhor e oferecer descontos e atrativos para determinados tipos de pagamentos ou identificando em qual tecnologia de pagamento investir;
  • evitar fraudes no controle do caixa ou registro de vendas, especialmente quando as inconsistências são frequentes;
  • identificar o valor que deve ser destinado à quebra de caixa (quantia para cobrir os riscos assumidos pelo cobrador responsável);
  • identificar as principais despesas da empresa e também avaliar a evolução desses custos ao longo do tempo;
  • melhorar a compreensão sobre períodos de aumento das vendas e de maior retirada de recursos, além de prazos médios de pagamentos e recebimentos.

Como você viu, embora o fechamento de caixa não seja um procedimento complexo, ele exige bastante atenção e organização, anotando todas as movimentações diárias. Quando bem realizado, ele ajuda o gestor a compreender melhor as finanças da empresa e a tomar decisões mais assertivas.

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